XRechnung erstellen: Kostenlose Anleitung für Anfänger

Die erste XRechnung zu erstellen wirkt auf viele Handwerker und Freiberufler beängstigend. Sie fürchten technische Hürden. Sie denken an XML-Code und komplexe Formate. Das ist verständlich. Aber hier kommt die gute Nachricht: Eine XRechnung ist schlicht eine strukturierte Rechnung. Keine Programmierung. Keine verborgenen Tricks. Sie müssen nur wissen, welche Felder ausgefüllt werden müssen und in welcher Form. Genau dafür ist dieser Artikel da. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, welche Angaben eine XRechnung braucht, wie Sie diese eintragen und welche kostenlosen Tools die Arbeit für Sie übernehmen. Nach dem Lesen werden Sie verstehen, dass Sie auch Ihre erste XRechnung heute noch erstellen können.

Was eine XRechnung enthalten muss

Eine XRechnung ist im Grunde eine Standardrechnung mit präzisen Regeln für jeden Eintrag. Die Finanzämter und Behörden brauchen die Daten in exakt dieser Form. Wir zeigen Ihnen, welche Felder absolut notwendig sind.

Absender (Sie als Rechnungssteller)

Hier tragen Sie Ihre eigenen Geschäftsdaten ein:

• Name des Unternehmens: Wie Sie offiziell heißen (z.B. „Müller Elektrotechnik“ oder „Anna Schmidt Beratung“)
• Vollständige Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Steuernummer kriegen Sie vom Finanzamt (Format: 10–12 Ziffern). Alternativ die USt-IdNr, falls Sie umsatzsteuerlich im anderen EU-Land tätig sind
• E-Mail-Adresse: Damit der Empfänger Sie kontaktieren kann, falls Fragen auftauchen
• Optional: Telefon: Nicht vorgeschrieben, aber hilfreich

Merksatz: Trägt der Rechnungsempfänger Sie in seiner Buchhaltung ein, braucht er diese Daten exakt so, wie Sie sie hier eintragen.

Empfänger (Ihr Kunde)

Der Kunde möchte auch korrekt identifiziert sein:

• Name des Unternehmens oder Privatperson: Genau wie auf dem Vertrag
• Vollständige Adresse: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
• E-Mail-Adresse: Der Empfänger braucht diese zum Abrufen der Rechnung
• Leitweg-ID: Nur nötig, wenn Sie an eine Behörde oder öffentliche Institution rechnen. Private Unternehmen brauchen keine Leitweg-ID

Die Leitweg-ID finden Sie auf der Website der jeweiligen Behörde oder Sie fragen direkt nach.

Rechnungsdaten

Diese Felder definieren, wann und wofür die Rechnung geschrieben wird:

• Rechnungsnummer: Fortlaufend und einzigartig (z.B. 001, 002, 003 oder 2026-001). Keine Nummern doppelt verwenden
• Rechnungsdatum: Der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen
• Leistungsdatum oder Lieferdatum: Wann Sie die Arbeit erledigt haben oder die Ware übergeben haben (kann vor dem Rechnungsdatum liegen). Das Finanzamt verlangt das nach § 14 Absatz 4 UStG
• Fälligkeitsdatum: Wann der Kunde bezahlen soll (z.B. 14 Tage nach Rechnungsdatum)

Ein Beispiel: Sie leisten Arbeit am 5. Februar, schreiben die Rechnung am 10. Februar, Zahlungsziel 14 Tage. Dann trägt die Rechnung: Leistungsdatum 5. Februar, Rechnungsdatum 10. Februar, Fälligkeitsdatum 24. Februar.

Positionen (Die Leistungen oder Waren)

Für jede Position auf Ihrer Rechnung braucht es:

• Beschreibung: Was Sie geliefert oder geleistet haben (z.B. „Sanitärarbeiten, Badezimmer, 8 Arbeitsstunden“)
• Menge: Wie viel? (8 Stunden, 5 Quadratmeter, 3 Stück)
• Einheit: Stunde, Meter, Stück, Pauschal
• Einzelpreis: Der Preis pro Einheit (brutto oder netto, aber gekennzeichnet)
• Steuersatz: 19 % (Normalsteuersatz), 7 % (für Lebensmittel, Bücher, etc.) oder 0 % (Exporte, bestimmte Dienstleistungen)

Achten Sie besonders auf den Steuersatz. Falsche Angaben führen später zu Fehlermeldungen.

Zahlungsinformationen

Damit der Kunde Sie bezahlen kann:

• IBAN: Internationale Bankkontonummer (beginnt mit DE bei deutschen Konten)
• BIC: Bank Identifier Code (optional, aber empfohlen)
• Name der Bank: Z.B. „Sparkasse Musterstadt“
• Zahlungsbedingungen: Z.B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto“ oder „Vorkasse“
• Skonto (optional): Falls Sie 2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 5 Tagen gewähren, tragen Sie das hier ein

Beträge (Rechnerische Summen)

Diese berechnet ein Tool automatisch, aber Sie sollten sie prüfen:

• Nettobetrag: Summe aller Positionen ohne Steuern
• Umsatzsteuer-Betrag: Die Steuer in Euro
• Bruttobetrag: Netto plus Steuern (das ist der Endbetrag, den der Kunde bezahlt)

Eine kleine Rechnung als Beispiel: 100 Euro netto × 19 % Steuersatz = 119 Euro brutto. Der Steuerbetrag ist 19 Euro.

Hinweis: Kleinunternehmer

Falls Sie Kleinunternehmer sind (Umsatz unter 25.000 EUR jährlich nach § 19 UStG), gelten Sonderregeln. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Dafür schreiben Sie einen Hinweis auf die Rechnung: „Gemäß § 19 Absatz 1 UStG umsatzsteuerbefreit.“ Alle anderen Felder bleiben gleich.

Erfahren Sie mehr über Sonderregeln für Kleinunternehmer

XRechnung erstellen mit Handwerksafe

Handwerksafe ist ein kostenloses Online-Tool, das speziell für Handwerker und Freiberufler entwickelt wurde. Es führt Sie in sieben einfachen Schritten durch die Erstellung einer XRechnung.

Schritt 1: Profil einrichten

Melden Sie sich an und geben Sie Ihre Firmendaten ein (Name, Adresse, Steuernummer, E-Mail). Handwerksafe speichert diese Daten, sodass Sie sie nicht jedes Mal neu tippen müssen. Das spart Zeit.

Schritt 2: Empfänger auswählen oder anlegen

Sie wählen einen Kunden aus Ihrer bestehenden Liste oder legen ihn neu an. Handwerksafe merkt sich alle Kunden und schlägt sie später vor. Das ist praktisch, wenn Sie häufig für die gleichen Auftraggeber arbeiten.

Schritt 3: Positionen hinzufügen

Für jede Leistung oder Ware klicken Sie „Position hinzufügen“. Sie tragen ein: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Der Rechner zeigt sofort die Zwischensummen an.

Schritt 4: Beträge prüfen

Das Tool berechnet automatisch den Nettobetrag, die Umsatzsteuer und den Bruttobetrag. Sie brauchen nur hinzuschauen und kontrollieren, ob alles stimmt. Noch keine Rechnung versendet? Sie können jederzeit korrigieren.

Schritt 5: Vorschau ansehen

Handwerksafe zeigt Ihnen, wie die Rechnung später aussieht. Sie sehen auch den automatisch generierten SEPA-QR-Code, mit dem Ihre Kunden schneller bezahlen können.

Schritt 6: Format wählen

Sie entscheiden: Möchten Sie XRechnung als XML (das reine Datenformat) oder als UBL (Universal Business Language, eine spezielle XML-Variante) herunterladen? Oder lieber ZUGFeRD, das ist eine PDF mit eingebettetem XRechnung-Code? Für Anfänger reicht das XML-Format völlig aus. Viele Buchhaltungssysteme akzeptieren es direkt.

Schritt 7: Herunterladen und sichern

Sie klicken „Herunterladen“ und speichern die Datei auf Ihrem Computer. Schon ist die XRechnung fertig. Für generierte XRechnungen prüft Handwerksafe die formalen Regeln vor dem Download. So fallen typische Strukturfehler früh auf.

Mit dem kostenlosen Plan erstellen Sie bis zu 5 XRechnungen pro Monat. Das reicht für viele kleine Handwerksbetriebe aus. Für mehr Rechnungen erweitern Sie das Abo.

Welches Format passt zu mir: XRechnung oder ZUGFeRD?

Häufige Fehler beim Erstellen

Manche Fehler wiederholen sich immer wieder. Hier sind die Top 5.

Fehler 1: Steuernummer oder USt-IdNr vergessen

Das ist ein Pflichtfeld. Ohne Steuernummer akzeptiert die Behörde die Rechnung nicht. Falls Sie Ihre Nummer nicht kennen, schauen Sie in den Gründungsunterlagen nach oder fragen das Finanzamt.

Fehler 2: Falscher Steuersatz

19 % ist der Standard. Aber viele Dienstleistungen und Waren haben 7 %. Wer hier nicht richtig hinschaut, ärgert sich später. Beispiel: Restaurantmahlzeiten sind 19 %, aber Lebensmittel aus dem Supermarkt sind 7 %. Im Handwerk ist meist 19 % korrekt, aber bei Reparaturen an Kulturgütern oder spezielle Dienstleistungen kann es anders sein.

Fehler 3: Leistungsdatum fehlt

Manche Rechnungssteller vergessen das Leistungsdatum und schreiben nur das Rechnungsdatum. Das ist falsch. § 14 UStG schreibt vor, dass die Leistung oder Lieferung auch zeitlich bestimmt sein muss. Die XRechnung lehnt das ab.

Fehler 4: Leitweg-ID bei Behörden vergessen

Wenn Sie an ein Amt oder ein öffentliches Unternehmen rechnen, brauchen Sie die Leitweg-ID. Ohne sie wird die Rechnung nicht bearbeitet. Fragen Sie den Auftraggeber danach oder suchen Sie auf dessen Website nach der Nummer.

Fehler 5: Rechnungsnummern sind nicht fortlaufend oder wiederholt

Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. 001, 002, 003 oder 2026-001, 2026-002 sind richtig. Zufällige Nummern oder Wiederholungen sind nicht zulässig. Die Finanzbehörde prüft das.

Prüfen Sie Ihre XRechnung kostenlos auf Fehler

Alternativen zu Handwerksafe

Es gibt andere Wege, eine XRechnung zu erstellen. Wir nennen die wichtigsten und bewerten sie fair.

Buchhaltungssoftware: lexoffice, sevDesk, FastBill

Diese Programme kosten zwischen 10 und 30 Euro pro Monat. Sie erstellen nicht nur XRechnungen, sondern verwalten auch Ihre Buchhaltung, Angebote und Mahnungen. Ideal, wenn Sie gewachsen sind und mehr als ein paar Rechnungen pro Monat schreiben. Allerdings brauchen Sie Zeit zum Lernen und die Kosten summieren sich.

ELSTER / Mein Unternehmenskonto

Das ist das Steuersystem des Finanzamts, kostenlos und offiziell. Aber die Bedienung ist umständlich und es eignet sich hauptsächlich für Rechnungen an Behörden (B2G). Für private Kunden ist es weniger praktisch.

Steuerberater beauftragen

Der einfachste Weg für Perfektionisten. Ein Steuerberater erstellt die Rechnung für Sie. Das kostet aber schnell 30 bis 50 Euro pro Rechnung. Sinnvoll nur, wenn Sie wenig rechnen oder maximale Sicherheit brauchen.

Word/Excel + Konverter

Sie schreiben die Rechnung in Word oder Excel und laden sie dann in einen Online-Konverter hoch. Das funktioniert oft, ist aber fehleranfällig. Formatierungen gehen verloren, Daten werden falsch erkannt. Wir empfehlen das nicht für regelmäßige Nutzung.

Warum Handwerksafe gut passt

Handwerksafe verbindet das Beste: kostenlos, einfach zu bedienen, speziell für Handwerker entwickelt und auf E-Rechnungen fokussiert. Wenn Sie bis zu fünf Rechnungen pro Monat brauchen, ist Handwerksafe eine starke Wahl.

XRechnung versenden: So geht’s

Die Datei ist fertig. Jetzt muss sie zum Kunden.

Per E-Mail

Der einfachste Weg: Sie laden die XRechnung-Datei (die .xml oder .pdf Datei) herunter und schicken sie per E-Mail an Ihren Kunden. Wichtig: Fügen Sie die Datei als Anhang an, nicht als Text in die E-Mail. Der Empfänger öffnet sie dann mit seiner Buchhaltungssoftware oder einem kostenlosen XRechnung-Viewer.

Via Peppol

Peppol ist ein internationales Netzwerk zum elektronischen Versand von Rechnungen. Das ist für größere Unternehmen relevant, nicht für Anfänger. Wir erwähnen es hier nur der Vollständigkeit halber.

Was passiert beim Empfänger

Der Kunde erhält die Datei, öffnet sie in seiner Buchhaltungssystem oder mit einem Viewer und importiert die Daten automatisch. Keine manuelle Eingabe mehr nötig. Das spart ihm Zeit und vermeidet Tippfehler. Das ist der ganze Sinn der XRechnung.

SEPA QR-Code auf Rechnungen: Schneller bezahlt werden

Alle Fristen im Überblick

Archivierung nicht vergessen

Viele denken: Rechnung raus, Job erledigt. Aber das stimmt nicht. Jede XRechnung, die Sie erstellen, muss 8 Jahre archiviert werden. Das schreibt die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Aufzeichnung) vor. Wer das ignoriert, riskiert bei einer Betriebsprüfung Probleme.

Speichern Sie die original digitalen Dateien (die .xml oder .pdf) sorgfältig ab. Ein Ordner auf der externen Festplatte reicht, ein Cloud-Speicher ist oft praktischer, und ein Archivsystem wie Handwerksafe nimmt Ihnen die Ablage ab. Auch die manuelle Speicherung mit strukturierten Ordnern bleibt eine gute und GoBD-konforme Lösung.

GoBD-Archivierung im Detail

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