E-Rechnung für IT-Freelancer & Entwickler

XML können Sie lesen. XRechnung könnten Sie wahrscheinlich selbst parsen. Aber wollen Sie Ihre Abende wirklich damit verbringen? Seit 2025 betrifft die E-Rechnungspflicht auch IT-Freelancer in Deutschland. Egal ob Softwareentwickler, DevOps-Ingenieurin oder SAP-Berater. Hier finden Sie alles Relevante, kompakt und ohne Buzzwords. Fünf Minuten Lesezeit, dann ist das Thema durch.

Kurzcheck — betrifft Sie die E-Rechnungspflicht?

Vier Fragen, vier Antworten:

• ✓ Sie arbeiten als IT-Freelancer in Deutschland?** Dann betrifft Sie die E-Rechnungsregelung. Ob als Freiberufler nach §18 EStG oder mit Gewerbeanmeldung.
• ✓ Sie empfangen Rechnungen von deutschen Unternehmen?** Hetzner, IONOS, deutsche SaaS-Anbieter: Seit Januar 2025 sind Sie in der Lage, deren E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
• ✓ Sie stellen Rechnungen an deutsche Unternehmen?** Ab 2027 oder 2028 (je nach Umsatz) versenden Sie diese im E-Rechnungsformat. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
• ✓ Sie sind noch Kleinunternehmer?** Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem. Vom Versand sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit (§34a UStDV). Details auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Kurz: Wenn Sie in Deutschland selbstständig arbeiten und Rechnungen schreiben oder bekommen, sind Sie betroffen.

Fristen für IT-Freelancer

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmer in Deutschland können E-Rechnungen empfangen. Gilt auch für Solo-Freelancer.

Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr über 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, versendet selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden. Für IT-Freelancer keine unrealistische Schwelle. Bei einem Tagessatz von 900 Euro und 200 Projekttagen landen Sie bei 180.000 Euro. Aber Freelancer mit mehreren parallelen Mandaten oder höheren Sätzen kommen in den Bereich.

Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmer versenden E-Rechnungen an Geschäftskunden — mit einer Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben dauerhaft vom Versand befreit (§34a UStDV).

Schon jetzt relevant: Wer direkt an Behörden, Ministerien oder öffentlich finanzierte Forschungseinrichtungen fakturiert, stellt in vielen Fällen bereits XRechnungen.

Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz. Liegen Sie über 800.000 Euro, rückt der Versandtermin auf 2027 vor. Falls Sie gerade vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln, ändern sich die Spielregeln ebenfalls. Sprechen Sie das beim nächsten Steuerberater-Termin an.

Was zählt als E-Rechnung? (Und was nicht)

Hier wird es für IT-Freelancer relevant, weil ein Großteil der eingehenden Rechnungen von internationalen Anbietern stammt.

Gilt als E-Rechnung: Rechnungen im Format XRechnung (CII oder UBL, EN 16931) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML). Typisch von deutschen Anbietern wie Hetzner, IONOS oder deutschen SaaS-Firmen.

Gilt nicht als E-Rechnung: Normale PDFs ohne strukturierte Daten. Also die Monatsrechnung von AWS, die Credit Note von GitHub, die JetBrains-Lizenzabrechnung oder der Stripe-Beleg. Alles reguläre Dokumente, keine E-Rechnungen nach deutschem Recht.

Faustregel: Kommt die Rechnung von einem deutschen Unternehmen, kann sie eine E-Rechnung sein. Kommt sie von einem internationalen Anbieter wie AWS (rechnet über Amazon Web Services EMEA SARL in Luxemburg ab), GitHub oder JetBrains s.r.o. (Prag), erhalten Sie in der Praxis eine gewöhnliche PDF, keine E-Rechnung im Sinne von EN 16931.

Archivieren sollten Sie trotzdem alles. GoBD gilt für sämtliche Geschäftsbelege, nicht nur für E-Rechnungen. Dazu weiter unten mehr.

XRechnung vs. ZUGFeRD — was IT-Freelancer wissen sollten

Technisch betrachtet:

XRechnung ist reines XML. Zwei Syntaxvarianten: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide konform zu EN 16931. Keine visuelle Ebene, keine PDF. Validierung über KoSIT-Prüftool möglich.

ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, kann aber die strukturierten Daten maschinell auslesen. Hybridformat: menschenlesbar und maschinenlesbar in einer Datei.

Für Ihre Eingangsrechnungen begegnen Ihnen beide Formate. Hetzner könnte ZUGFeRD liefern, eine Behörde XRechnung.

Beim Versand eigener Rechnungen ist ZUGFeRD der pragmatische Weg. Ihre Kunden bekommen etwas, das wie eine PDF aussieht, während die Buchhaltung die Daten automatisch importieren kann. Think of it as backwards-compatible deployment: der Legacy-Client (Mensch) und der moderne Client (Software) bekommen beide, was sie brauchen.

Fakturieren Sie an Behörden, führt kein Weg an XRechnung vorbei. Leitweg-ID nicht vergessen.

E-Rechnung öffnen — schneller als ein cURL-Befehl

Ja, Sie könnten xmllint anwerfen oder einen eigenen Viewer schreiben. Oder Sie investieren zehn Sekunden in Handwerksafe:

1. 1 Datei hochladen. .xml oder .pdf auf handwerksafe.de ziehen. Funktioniert am Rechner und am Handy.
2. 2 Rechnung lesen. Handwerksafe validiert die Struktur und stellt alle Felder übersichtlich dar. Rechnungsnummer, Positionen, Beträge, Steuersätze, Zahlungsziel.
3. 3 Inhalte prüfen. Stimmt die Hetzner-Rechnung für den CX21-Server? Ist der korrekte Abrechnungszeitraum angegeben?
4. 4 SEPA-QR-Code nutzen. QR-Code scannen, Banking-App öffnet die Überweisung. Fertig.

Keine Registrierung, keine Kosten. Für die Anzeige wird die Datei verarbeitet. Ein dauerhaftes Archiv entsteht erst, wenn Sie sie bewusst in einem Konto speichern. Für Freelancer, die besseres zu tun haben, als Rechnungs-XML zu debuggen.

Rechnungen von internationalen Anbietern (AWS, GitHub, JetBrains)

IT-Freelancer haben einen Sonderfall, der andere Berufsgruppen kaum betrifft: Ein großer Teil der Betriebsausgaben geht an Unternehmen außerhalb Deutschlands.

AWS, Google Cloud, GitHub, JetBrains, 1Password, Slack, DigitalOcean: Diese Anbieter versenden derzeit gewöhnliche PDF-Rechnungen oder Credit Notes, kein ZUGFeRD, kein XRechnung. AWS rechnet für europäische Kunden über Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) ab, GitHub über GitHub Inc. (USA), JetBrains über JetBrains s.r.o. (Tschechien).

Steuerlich trotzdem relevant: Bei Leistungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland oder Drittstaaten greifen in der Regel Reverse-Charge-Regeln (§13b UStG). Sie schulden die Umsatzsteuer und melden sie in der Voranmeldung. Das ändert sich durch die E-Rechnungsregelung nicht.

Archivierung gilt trotzdem. Auch eine AWS-Rechnung bleibt acht Jahre aufbewahrt, im Originalformat. Ob PDF, CSV oder HTML-Export: speichern, benennen, ablegen.

Hetzner, IONOS, deutsche Anbieter: Hier rechnen Sie mit E-Rechnungen. Hetzner versendet bereits strukturierte Rechnungen. Achten Sie darauf, ob Ihre monatliche Server-Rechnung als ZUGFeRD ankommt, und archivieren Sie sie entsprechend.

GoBD-Archivierung — auch für Freelancer relevant

Acht Jahre Aufbewahrung, Originalformat, unveränderbar. Gilt für EÜR genauso wie für Bilanzierer.

Vorschlag für eine Ordnerstruktur:

rechnungen/
  eingang/
    2026/
      2026-01_Hetzner_RE-INV-2026-33901_Cloud-Server-CX21.pdf
      2026-01_JetBrains_INV-DE-12345_IntelliJ-Jahreslizenz.pdf
      2026-02_Hetzner_RE-INV-2026-34102_Cloud-Server-CX21.pdf
  ausgang/
    2026/
      2026-01_Kunde-AG_RE-2026-001_Entwicklung-Sprint-Jan.pdf

Benennen Sie Dateien konsistent: Datum, Absender, Rechnungsnummer, Stichwort. Wer mag, automatisiert das per Script. Ein simples Bash- oder Python-Script, das Dateien aus dem Download-Ordner nach Schema umbenennt und in die richtige Jahresstruktur verschiebt, spart auf Dauer Zeit.

Speichern Sie die Dateien nicht nur lokal. Cloud-Backup, NAS oder externes Laufwerk. Und: Screenshots, Browserausdrucke oder weitergeleitete E-Mails sind kein gültiges Archiv. Immer die Originaldatei.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf Servern in Deutschland. Pro ergänzt Aufbewahrung, Prüfprotokoll und Integritätsnachweis.