E-Rechnung für Tischler & Schreiner

Sägespäne auf den Händen, Schleifstaub auf der Jacke. Der Tischlermeister tritt von der Werkbank zurück und klappt den Laptop auf. Häfele hat die Beschläge-Rechnung für die Einbauküche geschickt. Er klickt auf den Anhang, und der Browser zeigt Zeilen voller spitzer Klammern. Kein Betrag, keine Artikelnummer, nichts Lesbares. Nur Code. „Ich bin Tischler, kein Programmierer." Stimmt. Und genau dafür gibt es eine Lösung, die zehn Sekunden braucht.

E-Rechnungspflicht für Tischlereien und Schreinereien

Ob Tischlerei in Hamburg oder Schreinerei in München: Seit Januar 2025 gilt für alle rund 36.000 Betriebe in Deutschland die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Wer Rechnungen von deutschen Geschäftspartnern bekommt, kann diese künftig nicht mehr nur als Papier oder gewöhnliche PDF erwarten.

Für Tischler und Schreiner heißt das konkret: Ihre Lieferanten stellen um. Häfele und Hettich bei Beschlägen, Pollmeier und Holz-Richter beim Holz, Ostermann bei Kantenbändern und Platten. Statt einer vertrauten PDF liegt jetzt eine .xml-Datei im Postfach. Oder eine PDF, die anders aussieht als gewohnt, weil maschinenlesbare Daten eingebettet sind.

Betroffen sind alle: der Ein-Mann-Betrieb, der Einbauschränke nach Maß fertigt, genauso wie die Schreinerei mit acht Gesellen und eigenem Maschinenpark. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind empfangspflichtig, bleiben aber dauerhaft von der Versandpflicht befreit (§34a UStDV). Mehr dazu auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Fristen im Überblick — was Tischler wann erledigen sollten

Seit 1. Januar 2025: Jede Tischlerei und Schreinerei kann E-Rechnungen empfangen. Wenn Häfele Ihnen morgen eine XML-Datei statt einer PDF schickt, brauchen Sie einen Weg, diese zu lesen. Handwerksafe macht sie in unter einer Minute lesbar.

Bis 31. Dezember 2026: Ihre Geschäftspartner dürfen noch Papierrechnungen versenden. PDFs per E-Mail sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz versenden selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden. Für Tischlereien ist diese Schwelle relevant: Ein Betrieb mit fünf Gesellen und Aufträgen im Möbel- und Innenausbau kommt durchaus in den Bereich. Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz.

Ab 1. Januar 2028: Alle Betriebe versenden E-Rechnungen an Geschäftskunden. Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch §34a UStDV dauerhaft von der Versandpflicht befreit — auch nach 2028.

Viele Tischlereien liegen in der Grauzone zwischen 600.000 und einer Million Euro Umsatz. Wer knapp über der Schwelle liegt, sollte sich frühzeitig mit dem Versand befassen. Wer darunter bleibt, hat bis 2028 Zeit zum Versenden, empfängt aber schon jetzt.

XRechnung vs. ZUGFeRD für Tischler

Welches Format Sie in der Praxis antreffen, hängt davon ab, für wen Sie arbeiten.

ZUGFeRD begegnet Ihnen bei Lieferantenrechnungen und im privaten Auftragswesen. Pollmeier schickt die Rechnung für Buchen-Schnittholz, Ostermann für Kantenbänder. Beides kommt als PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Optisch vertraut, im Hintergrund maschinenlesbar. Wie eine saubere Furnierung: Die Oberfläche sieht aus wie erwartet, aber darunter steckt eine zweite Schicht, die das Ganze zusammenhält. Handwerksafe zeigt Ihnen beide Schichten und erzeugt zusätzlich einen SEPA-QR-Code zum schnellen Bezahlen.

XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument. Relevant für Tischler und Schreiner, die direkt an öffentliche Auftraggeber fakturieren. Türen und Fenster für ein Amtsgebäude, Innenausbau einer Bibliothek, Empfangstheke für ein Rathaus: Hier verlangt der Auftraggeber XRechnung mit Leitweg-ID.

Beim Empfang brauchen Sie keine Unterscheidung zu treffen. Handwerksafe erkennt das Format automatisch und zeigt Ihnen die Rechnung lesbar an. Egal ob Häfele XRechnung oder Holz-Richter ZUGFeRD schickt.

Für den Versand eigener E-Rechnungen ab 2027 oder 2028: ZUGFeRD ist der pragmatische Weg. Ihre Kunden sehen eine gewohnte PDF, die Buchhaltung kann die Daten auslesen. Handwerksafe bietet einen kostenlosen Generator für beide Formate. Wenn Sie bereits Branchensoftware wie TopKontor Handwerk oder TAIFUN nutzen, bieten auch diese entsprechende Exportfunktionen. DATEV-Schnittstellen Ihres Steuerberaters unterstützen beide Formate.

E-Rechnung öffnen — direkt aus der Werkstatt

Sie haben Ihren Beruf gewählt, weil Sie gerne mit Holz arbeiten. Nicht, weil Sie XML-Dateien lesen wollten. Handwerksafe sorgt dafür, dass der Verwaltungsteil Ihren Arbeitstag nicht länger unterbricht als nötig.

1. 1 Handwerksafe aufrufen. Öffnen Sie handwerksafe.de auf dem Werkstatt-Laptop, Tablet oder Handy. Kein Programm installieren, kein Konto anlegen.
2. 2 Datei hochladen. Ziehen Sie die .xml- oder .pdf-Datei aus Ihrer E-Mail auf die Seite. Am Smartphone direkt über die Teilen-Funktion.
3. 3 Rechnung prüfen. Alle Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuerbeträge werden übersichtlich dargestellt. Beschläge für die Einbauküche korrekt berechnet? Holzlieferung vollständig?
4. 4 SEPA-QR-Code nutzen. Handwerksafe erzeugt einen Zahlungs-QR-Code. Banking-App öffnen, scannen, Überweisung fertig. Hält Ihre Konditionen bei Häfele und Pollmeier intakt.

Keine Installation, keine Anmeldung, keine Kosten. Für die Anzeige wird die Datei verarbeitet. Ein dauerhaftes Archiv entsteht erst, wenn Sie sie bewusst in einem Konto speichern. Für Handwerksbetriebe, die bei Geschäftsdaten zu Recht vorsichtig sind.

GoBD: E-Rechnungen für Tischler richtig archivieren

Jede Geschäftsrechnung bleibt acht Jahre im Originalformat gespeichert. Ausdrucken und abheften reicht bei E-Rechnungen nicht. Beim Drucken gehen die maschinenlesbaren Daten verloren, und eine Betriebsprüfung verlangt den elektronischen Originalbeleg.

Für Tischlereien und Schreinereien empfiehlt sich eine projektbasierte Ablage. Eine Einbauküche erzeugt Rechnungen von mehreren Lieferanten: Holz, Beschläge, Arbeitsplatte, Spüle, Glas. All das gehört zusammen.

Beispielstruktur:

2026/
  Kueche-Familie-Mueller/
    2026-05-20_Haefele_RE-77301_Beschlaege-Kueche-Mueller.xml
    2026-05-18_Pollmeier_RE-3310_Buche-Massivholz-Fronten.pdf
    2026-05-22_Ostermann_RE-1188_Kantenband-Eiche.pdf
  Treppe-Schmidt/
    2026-06-10_Holz-Richter_RE-5540_Buche-Treppenwangen.pdf
  Bueroeinrichtung-Firma-Becker/
    2026-07-01_Hettich_RE-8820_Vollauszuege-Schreibtische.xml

Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Projektstichwort. Wenn Herr Müller drei Jahre nach Einbau reklamiert, finden Sie jede zugehörige Materialrechnung in einem Ordner.

Tipp: Legen Sie Aufmaße, Werkzeichnungen und Materialrechnungen im selben Projektordner ab. Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber bei Gewährleistungsfragen unbezahlbar. Sie können sofort nachweisen, welches Holz und welche Beschläge verbaut wurden.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf Servern in Deutschland. Pro ergänzt Aufbewahrung, Prüfprotokoll und Integritätsnachweis.