E-Rechnung Pflicht 2025–2028: Der komplette Zeitplan

Am 1. Januar 2025 trat eine Pflicht in Kraft, die jedes Unternehmen in Deutschland betrifft. Vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Konzern: Seit diesem Tag müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Doch das war erst der Anfang.

Die Regelungen zur E-Rechnungspflicht rollen in gestaffelten Phasen aus. Nicht alle Fristen treffen alle Betriebe gleich. Ihre Aufgaben hängen von Ihrer Unternehmensgröße und dem Jahr ab. Die gute Nachricht: Wenn Sie jetzt handeln, sind Sie vorbereitet. Die schlechte Nachricht: Wer wartet, verliert kostbare Zeit.

Dieser Artikel zeigt Ihnen jeden wichtigen Termin. Von 2025 bis 2028 ändern sich die Anforderungen schrittweise. Wer die Fristen kennt, kann planvoll vorgehen, statt unter Druck zu reagieren. Jede Phase hat eigene Regeln. Jede Frist hat Konsequenzen. Hier ist der komplette Überblick.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein simples PDF. Sie ist ein strukturiertes, digitales Dokument, das einem klaren Standard folgt. Der Standard heißt EN 16931. Dieser internationale Standard garantiert, dass jedes System die Rechnung verstehen und verarbeiten kann, unabhängig davon, welche Software der Empfänger nutzt.

Es gibt zwei zulässige Formate, beide konform mit EN 16931:

• XRechnung: Reines XML-Format, ideal für Behörden und große Unternehmen. Die Datei enthält alle Rechnungsdaten strukturiert. Mensch liest sie schwer, aber Maschinen verstehen sie perfekt.
• ZUGFeRD: Eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Code. Der Vorteil: Sie können die Rechnung normal als PDF lesen und drucken. Daneben läuft der XML-Code, den die Buchhaltungssysteme nutzen. Die beste Lösung für B2B-Geschäfte.

Ein normales PDF ist hingegen keine E-Rechnung. Egal wie modern die Gestaltung, egal wie professionell die Inhalte, es fehlt die strukturierte Datenebene. Ein normales PDF sagt Ihrem Buchhaltungssystem: „Hier ist ein Bild von einer Rechnung.“ Es bedeutet: Der Computer muss jede Zahl einzeln wieder erkennen und abtippen, weil keine Daten im strukturierten Format vorliegen.

Das ist der Grund, warum Behörden, große Konzerne und immer mehr Mittelständler normale PDFs mittlerweile ablehnen. Nicht aus Bosheit, sondern weil sie damit nicht automatisiert arbeiten können. Mit E-Rechnungen im richtigen Format können sie Daten direkt in ihre Systeme importieren. Keine manuellen Fehler, keine Verzögerungen.

Für die technischen Details zwischen XRechnung und ZUGFeRD lesen Sie XRechnung vs. ZUGFeRD im Detail. Und wenn Sie verstehen möchten, warum genau ein normales PDF nicht ausreicht und warum Ihre Kunden es ablehnen könnten, zeigt Ihnen der Artikel Warum ein PDF keine E-Rechnung ist die technischen und rechtlichen Gründe.

2025: Empfangspflicht für alle

Seit dem 1. Januar 2025 ist es Pflicht. Diese Pflicht gilt für jedes B2B-Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Größe oder Branche. Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Das ist eine Empfangspflicht, noch keine Sendepflicht. Der Unterschied ist entscheidend für die Praxis.

Was heißt das konkret für Ihren Arbeitsalltag? Sie brauchen einen Weg, XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien zu öffnen und zu lesen. Das klingt kompliziert. Es ist es nicht. Sie brauchen nicht zwingend ein teures Buchhaltungssystem mit Enterprise-Funktionen. Ein kostenloser Viewer wie Handwerksafe reicht vollkommen aus. Sie laden die E-Rechnung hoch, sehen alle Daten übersichtlich dargestellt. Rechnungsnummer, Betrag, Empfänger, Zahlungsdaten: alles lesbar. Fertig.

Eine wichtige Übergangsregel existiert: Bis zum 31. Dezember 2026 gibt es eine Übergangsfrist. In dieser Zeit darf Ihr Geschäftspartner Sie noch mit Papierrechnungen beliefern. Genauso sind normale PDFs noch erlaubt. Es gibt aber eine Bedingung: Der Lieferant darf das nur, wenn Sie diesem Format zugestimmt haben. Sie können also im Jahr 2025 zu einem Lieferanten sagen: „Schreib mir bitte weiter Papier, das kenne ich.“ Das Gesetz zwingt ihn dann, sich Ihrem Wunsch anzupassen.

Praktisch bedeutet das für Sie: Handeln Sie schon jetzt. Testen Sie mit einer kostenlosen Lösung. Laden Sie eine Test-E-Rechnung herunter und öffnen Sie sie. So entstehen keine Überraschungen im Januar 2027, wenn die Übergangsfrist vorbei ist. Sie wissen dann bereits, was auf Sie zukommt und wie Sie damit umgehen.

Viele Unternehmen, besonders kleine Betriebe, unterschätzen diese Phase. Sie denken: „Ich muss ja noch nicht versenden, also kann ich warten.“ Das ist ein Fehler. Gerade während dieser Übergangszeit ist es klug, die Technik kennenzulernen. Wenn plötzlich im Januar 2027 alle Rechnungen kommen müssen, sind Sie bereits vertraut mit dem Format.

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung empfangen zeigt Ihnen genau, wie Sie konkret vorgehen.

2026: Ende der Übergangsfrist

Am 31. Dezember 2026 endet die Schonfrist. Das ist der entscheidende Moment. Danach können Sie nicht mehr sagen: „Schickt mir bitte ein PDF, das kenne ich besser.“ Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen nur noch E-Rechnungen zuschicken. Nur die zulässigen Formate: XRechnung oder ZUGFeRD.

Das betrifft alle Lieferanten, egal wie groß. Der Großhändler, der lokale Materialhändler, der Spezialist für Ihre Branche: alle müssen sich bis dahin vorbereitet haben. Sie können nicht länger mit dem Argument kommen, dass sie noch keine Software haben. Der Gesetzgeber gibt ihnen zwei Jahre Zeit. Das ist fair und großzügig.

Das klingt streng, aber es ist aus Sicht des Staates logisch. Behörden und große Unternehmen haben längst digital aufrüsten müssen. Der Kleine muss nicht jahrelang hinterherhinken. Deshalb zwei Jahre Übergang: 2025 und 2026. In dieser Zeit können alle ihre Systeme anpassen. Wenn Sie bis dahin einen Viewer eingerichtet haben und getestet haben, ist das kein Problem. Das dauert etwa zwei Stunden.

Wenn nicht, wird es im Januar 2027 eng. Plötzlich kommen Ihre Lieferanten nur noch mit E-Rechnungen. Sie öffnen keine davon. Zahlungen verzögern sich. Ihr Buchhaltungsprozess gerät durcheinander. Kommunikation mit Lieferanten wird notwendig. Das ist Stress, den Sie vermeiden können, indem Sie jetzt handeln.

Für Betriebe, die bis jetzt einfach gewartet haben: Das ist der letzte Moment zum Aufwachen. Im Januar 2027 ist das Ticket abgelaufen.

2027: Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 EUR

Hier kippt der Schalter. Vom 1. Januar 2027 an müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz (Vorjahr) E-Rechnungen versenden. Das betrifft B2B-Transaktionen, also Geschäfte mit anderen Unternehmen. Nicht B2C, nicht Verbraucher.

Das bedeutet praktisch: Sie müssen Ihre Rechnungen aktiv im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen und verschicken. Nicht mehr passiv nur empfangen. Nicht mehr warten, bis jemand anders das Format schickt. Sie selbst müssen Initiative ergreifen.

Für viele Betriebe ist das der Moment, wo es konkret wird. Eine Umsatzschwelle von 800.000 EUR ist schnell erreicht. Ein mittlerer Handwerksbetrieb mit fünf bis zehn Mitarbeitern überschreitet das leicht. Ein Freiberufler mit guter Auftragslage kommt da problemlos hin. Eine kleine Manufaktur, ein Einzelhandel mit Online-Geschäft: alle können da oben landen.

Das erfordert konkrete Vorbereitung. Sie brauchen eine der folgenden Optionen:

1. 1 Ein Buchhaltungssystem, das E-Rechnungen erzeugt. Oft sind das die teureren Lösungen. Lexware, sevDesk, Billomat und andere haben das längst integriert.
2. 2 Eine dedizierte Rechnungsgenerator wie Handwerksafe, die Ihnen hilft, Rechnungen im korrekten Format zu erstellen.
3. 3 Unterstützung durch Ihren Steuerberater oder Buchhalter, die das Ganze koordiniert.

Fangen Sie nicht erst im Dezember 2026 an, Software zu evaluieren. Das ist zu spät. Zu diesem Zeitpunkt sind viele Angebote ausgebucht, die Implementierung unter Zeitdruck läuft, Ihre Chancen auf gute Beratung sind begrenzt. Besser: Bereits im Laufe von 2026 recherchieren, testen, ausprobieren.

Wenn Ihr Umsatz aktuell unter 800.000 EUR liegt, aber wächst, rechnen Sie genauso. Wenn Sie dieses Jahr die Grenze überschreiten, müssen Sie 2027 versenden können. Das gibt Ihnen etwa ein Jahr Zeit ab heute.

Im XRechnung erstellen: Kostenlose Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie es konkret geht.

2028: Versandpflicht für alle

Am 1. Januar 2028 ist Schluss mit Ausnahmen. Dann müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden. Unabhängig von Größe. Unabhängig von Umsatz. Keine Kulanzfrist mehr, keine Ausnahmen basierend auf Umsatzschwellen.

Das trifft auch die Soloselbstständige, den Einzelunternehmer, den Kleinbetrieb mit einem oder zwei Mitarbeitern. Der Elektriker, der Friseur, der Handwerker: alle müssen ihre Rechnungen im korrekten Format ausstellen. Eine Rechnung in Word geschrieben und als PDF versendet: nicht akzeptabel. Ein PDF aus einem einfachen Programm: nicht akzeptabel. Nur XRechnung oder ZUGFeRD.

Die einzigen, die exempt sind, sind die Kleinunternehmer nach §19 UStG. Dazu kommen wir später noch ausführlich.

Für alle anderen: Es gibt keine Übergangsphase, keine Kulanzfrist, keine Ausreden. Das Format muss stimmen. Rechnungen in anderem Format werden von vielen Partnern nicht mehr akzeptiert. Behörden lehnen sie ab. Große Kunden lehnen sie ab. Konzerne haben ihre Systeme längst umgestellt und lehnen Alternativen kategorisch ab. Mittelständler folgen dem Trend. Am Ende stehen Sie da und können nicht mehr Rechnungen stellen.

Das klingt hart, aber es ist auch eine Chance. Wer früh anfängt, hat Routine. Die erste E-Rechnung zu erstellen fühlt sich fremd an. Die fünfte ist normal. Die hundertste vergessen Sie, dass es je anders war. Wer bis 2028 wartet, läuft Gefahr, dass es Ärger mit Kunden gibt, dass Prozesse nicht reibungslos laufen, dass Sie Stress haben.

Für viele Branchen gibt es spezialisierte Lösungen. E-Rechnung für Elektriker zeigt, wie es für Elektrobetriebe konkret aussieht. E-Rechnung für Freiberufler erklärt, worauf Freiberufler achten müssen. Friseure, Handwerker, Dienstleister: alle finden spezialisierte Informationen für ihre Situation.

Sonderregeln für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG hat eigene Spielregeln. Das ist für viele die beste Nachricht überhaupt.

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt wie für alle anderen seit 2025. Doch beim Versenden ist es anders. Sie sind dauerhaft befreit vom Versenden nach §34a UStDV. Das ist ein großer Vorteil, der viele kleine Betriebe betrifft.

Was bedeutet das konkret? Sie dürfen Ihre Rechnungen weiter klassisch ausstellen. Nicht im E-Rechnungsformat. Sie können sie als PDF rausschicken. Sie können sie ausdrucken. Sie können sie digital erstellen, wie Sie es immer getan haben. Auch 2028 und danach. Keine Verpflichtung zur Umstellung. Keine Investitionen in neue Software. Keine Pflicht, sich mit XML zu befassen.

Allerdings: Sie müssen wissen, ob Sie Kleinunternehmer sind. Das entscheiden zwei Grenzen zusammen:

1. 1 Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000 EUR UND
2. 2 Ihr erwarteter Umsatz im laufenden Geschäftsjahr unter 100.000 EUR

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Überschreiten Sie eine dieser Grenzen, fällt die Regelung weg. Das ist wichtig: Wenn Sie in einem Jahr über 25.000 EUR Umsatz machen, beenden Sie den Kleinunternehmer-Status (mindestens für das nächste Jahr).

Die Regeln sind knifflig und ändern sich regelmäßig. Außerdem gibt es Besonderheiten für Gesellschaften, für grenzüberschreitende Leistungen und für Vermietungen. E-Rechnung für Kleinunternehmer: Der komplette Guide erklärt alle Feinheiten ausführlich.

Und mit dem Pflicht-Check: Prüfen Sie Ihre persönliche Frist sehen Sie sofort, ob und wann die Pflicht für Sie gilt. Geben Sie Ihre Zahlen ein, und das Tool sagt Ihnen, wie die Regelung auf Ihre Situation passt.

Archivierung: Acht Jahre aufbewahren

Jede E-Rechnung muss aufgehoben werden. Das ist nicht neu, aber der Zeitraum hat sich geändert. Früher waren es zehn Jahre. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat es 2025 auf acht Jahre reduziert. Eine erfreuliche Vereinfachung.

Achtung: Ein Ausdruck reicht nicht. Das ist eine häufige Fehlvorstellung. Sie müssen das digitale Original in seinem ursprünglichen Format archivieren. Das schreibt die GoBD vor. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist das Regelwerk, das Finanzbeamte prüfen.

Das ist nicht willkürlich oder paranoid. Behörden prüfen diese Belege regelmäßig bei Betriebsprüfungen. Und ein Ausdruck zeigt nicht, was wirklich in der Datei steckt. Ein Ausdruck zeigt nur, was Sie hineingedruckt haben. Die Metadaten, die eingebetteten Informationen, die Signatur: alles weg. Für ein Finanzamt ist das unzureichend.

Praktisch bedeutet das: Sie laden die E-Rechnung nicht einfach irgendwo ab und vergessen den Ort. Sie speichern sie strukturiert, mit klarem Dateinamen, an einem Ort, den Sie wiederfinden. Noch besser: Sie nutzen ein System, das das für Sie macht.

Wenn Sie kein Archivsystem nutzen wollen, speichern Sie die Originaldateien in einer eigenen Ordnerstruktur. Zum Beispiel ein Ordner pro Jahr (2025, 2026...), darin Unterordner nach Monaten oder Lieferanten. So halten Sie den Überblick und erfüllen die GoBD-Anforderungen. Wer die Ablage zentral in Handwerksafe führen möchte, kann dafür die Archivspeicherung im Konto nutzen.

Für alle technischen Details und das komplette Regelwerk siehe GoBD-konforme Archivierung: Der komplette Guide. Dort erfahren Sie auch, welche Ordnerstrukturen sinnvoll sind, wie Sie Test-Audits durchführen und wie Sie sich für eine Betriebsprüfung vorbereiten.

So bereiten Sie sich jetzt vor

Theorie ist schön, Praxis ist besser. Hier ist Ihr konkreter Aktionsplan, Schritt für Schritt.

1. 1 Viewer installieren: Laden Sie Handwerksafe kostenlos herunter. Es ist kostenlos, keine Anmeldung erforderlich, keine versteckte Bezahlung. Damit können Sie ab sofort jede E-Rechnung öffnen, die Sie bekommen. Das dauert drei Minuten.
2. 2 Test durchführen: Laden Sie eine Sample-XRechnung oder ZUGFeRD-Datei herunter. Das Internet ist voll davon. Laden Sie so eine Datei in Handwerksafe hoch. Sehen Sie, wie es aussieht. Sehen Sie, wie Ihre Rechnungsdaten präsentiert werden. So wissen Sie, was auf Sie zukommt. Keine Überraschungen später.
3. 3 Archivierung planen: Überlegen Sie konkret, wie Sie E-Rechnungen lagern werden. Separate Ordner auf der Festplatte nach Jahren? Eine Cloud-Lösung wie Nextcloud oder OneDrive? Ein Archivierungssystem wie Handwerksafe? Es gibt keine perfekte Lösung. Es gibt nur die, die für Sie passt.
4. 4 Generator testen (ab 2027 relevant): Wenn Sie ab 2027 versenden müssen, testen Sie eine Lösung rechtzeitig. Öffnen Sie Ihr Buchhaltungssystem und schauen Sie, ob es E-Rechnungen erzeugen kann. Laden Sie Handwerksafe Generator herunter und testen Sie. Oder reden Sie mit Ihrem Steuerberater, ob er das übernimmt. Aber beginnen Sie jetzt. Nicht im November 2026.
5. 5 Team informieren: Nicht nur Sie müssen Bescheid wissen. Der Mitarbeiter, der Rechnungen schreibt, muss es verstehen. Die Person, die Belege ablegt, muss das Format kennen. Die Buchhalterin muss wissen, wie sie damit umgeht. Eine Schulung von 30 Minuten spart enorm Verwirrung später. Eine Handreichung mit Screenshots hilft.
6. 6 Mit Steuerberater sprechen: Ihr Steuerberater kennt Ihre konkrete Situation besser als jeder Online-Artikel. Was bedeutet die Pflicht für Ihre Buchführung? Wie integriert sie sich in Ihre Software? Welche Schnittstellen brauchen Sie? Das sollte geklärt sein, bevor es brenzlig wird.

Fangen Sie jetzt an. Nicht morgen. Nicht wenn Sie „Zeit haben“. Je mehr Zeit zwischen Jetzt und dem Stichtag liegt, desto weniger Stress später. Und falls Probleme auftauchen, können Sie sie jetzt noch entspannt lösen, nicht unter Zeitdruck im Januar 2027.