E-Rechnung für Übersetzer & Dolmetscher

Zwischen Quelltext und Zielsprache übersetzen Sie täglich. Jetzt gibt es eine neue Übertragung, die in Ihren Arbeitsalltag gehört: von XML-Code zu lesbarer Rechnung. Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch für Übersetzer/innen und Dolmetscher/innen in Deutschland. Ob Fachübersetzung, Konferenzdolmetschen oder beglaubigte Urkundenübersetzung: Hier finden Sie die relevanten Regeln, klar strukturiert und ohne Amtsdeutsch.

Bin ich betroffen? Schnellcheck für Übersetzer

Fünf Situationen, fünf Antworten:

• ✓ Sie arbeiten als freiberufliche/r Übersetzer/in in Deutschland?** Empfangspflicht seit Januar 2025. Wenn deutsche Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen schicken, sind Sie verpflichtet, diese entgegenzunehmen.
• ✓ Sie stellen Rechnungen an deutsche Unternehmen oder Agenturen?** Ab 2028 versenden Sie diese als E-Rechnung. Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben dauerhaft vom Versand befreit (§34a UStDV).
• ✓ Sie arbeiten ausschließlich für internationale Kunden?** Beim Versand an Agenturen in UK, USA oder der Schweiz gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht. Beim Empfang von deutschen Lieferanten (Trados-Lizenz, Bürobedarf, Fortbildungen) hingegen schon.
• ✓ Sie sind Kleinunternehmer/in?** Empfangen ist auch für Sie seit 2025 verbindlich. Versenden: dauerhaft befreit, solange Sie Kleinunternehmer/in bleiben. Details auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.
• ✗ Betrifft mich nicht?** Empfangen betrifft alle. Ohne Ausnahme.

Fristen für Übersetzer und Dolmetscher

Seit 1. Januar 2025: Alle Freiberufler/innen in Deutschland, Übersetzer/innen und Dolmetscher/innen eingeschlossen, können E-Rechnungen empfangen. Wenn ein deutsches Übersetzungsbüro oder ein Softwareanbieter Ihnen eine E-Rechnung schickt, brauchen Sie einen Weg, diese zu öffnen.

Bis 31. Dezember 2026: Ihre Geschäftspartner dürfen noch Papierrechnungen versenden. PDFs per E-Mail sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz versenden E-Rechnungen an Geschäftskunden. Für Solo-Übersetzer/innen praktisch irrelevant. Selbst bei einem Wortpreis von 0,12 Euro und 250 Arbeitstagen wäre das ein Pensum, das kaum eine Einzelperson erreicht.

Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmer/innen versenden E-Rechnungen an deutsche Geschäftskunden. Auch freiberufliche Übersetzer/innen, die an Lionbridge Deutschland, TransPerfect GmbH oder andere Agenturen mit deutschem Sitz fakturieren. Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben jedoch dauerhaft befreit.

Sonderfall Dolmetscher/innen: Wer für Gerichte oder Behörden arbeitet, sollte prüfen, ob bereits XRechnung verlangt wird. Einige Bundesländer setzen bei Justizabrechnungen auf elektronische Formate.

Internationale Aufträge vs. deutsche E-Rechnungspflicht

Übersetzer/innen arbeiten grenzüberschreitend wie kaum eine andere Berufsgruppe. Genau deshalb ist die Abgrenzung entscheidend.

Rechnungen an deutsche Unternehmen: Die E-Rechnungspflicht greift. Wenn Sie für ein Übersetzungsbüro in Hamburg oder einen Direktkunden in Stuttgart übersetzen, wird Ihre Rechnung ab 2028 im E-Rechnungsformat verlangt (ZUGFeRD oder XRechnung).

Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland: Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt hier nicht. Allerdings plant die EU mit der ViDA-Verordnung (VAT in the Digital Age) ab Juli 2030 eine verpflichtende E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze. Wer regelmäßig an Agenturen in Frankreich, Spanien oder den Niederlanden fakturiert, sollte diese Entwicklung beobachten.

Rechnungen an Unternehmen in Drittstaaten (UK, USA, Schweiz): Keine deutsche E-Rechnungspflicht. Ihre Rechnung an TransPerfect in New York oder ein Büro in London bleibt in dem Format, das Sie vereinbaren.

Rechnungen, die Sie aus Deutschland erhalten: Hier liegt der praktische Schwerpunkt. RWS (Trados), memoQ, DeepL Pro, deutsche Fortbildungsanbieter, Ihr Steuerberater: Diese Lieferanten schicken zunehmend E-Rechnungen. Und die gilt es zu öffnen und zu archivieren.

XRechnung oder ZUGFeRD — welches Format für Übersetzer?

Für die meisten freiberuflichen Übersetzer/innen ist ZUGFeRD das einzige relevante Format im Alltag.

ZUGFeRD erhalten Sie von deutschen Softwareanbietern und Agenturen. Trados-Lizenzrechnung, memoQ-Abo, Rechnung eines Übersetzungsbüros: alles kommt als PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Optisch vertraut, im Hintergrund maschinenlesbar. Vergleichbar mit einem Translation Memory: Die sichtbare Übersetzung liegt vor, aber im Hintergrund steckt eine strukturierte Datenbank, die das System nutzt.

XRechnung ist reines XML. Relevant für beeidigte Übersetzer/innen und Dolmetscher/innen, die direkt an Gerichte, Notariate oder Behörden abrechnen. Für alle anderen kaum ein Thema.

Handwerksafe erkennt beide Formate automatisch und zeigt die Rechnung lesbar an. Egal ob Trados ZUGFeRD liefert oder ein Gericht XRechnung verlangt.

E-Rechnung öffnen — einfacher als eine Fachübersetzung

Kein Fachchinesisch, keine Installation, keine Registrierung. So lesen Sie eine E-Rechnung mit Handwerksafe:

1. 1 Handwerksafe aufrufen. Öffnen Sie handwerksafe.de auf dem Laptop oder Smartphone. Kein Download nötig.
2. 2 Datei hochladen. Ziehen Sie die .xml- oder .pdf-Datei aus Ihrer E-Mail auf die Seite.
3. 3 Rechnung prüfen. Alle Positionen, Beträge und Steuersätze werden übersichtlich dargestellt. Stimmt die Trados-Jahreslizenz? Ist das korrekte Übersetzungsbüro als Absender eingetragen?
4. 4 SEPA-QR-Code nutzen. Handwerksafe erzeugt einen Zahlungs-QR-Code. Banking-App öffnen, scannen, überweisen.

Für die Anzeige wird die Datei verarbeitet. Ein dauerhaftes Archiv entsteht erst, wenn Sie sie bewusst in einem Konto speichern. Egal wo Sie arbeiten.

GoBD-Archivierung für Übersetzer

Jede Geschäftsrechnung bleibt acht Jahre im Originalformat gespeichert. Auch bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Auch als Freiberufler/in.

Ausdrucken reicht bei E-Rechnungen nicht. Speichern Sie die Originaldatei (.xml oder .pdf).

Empfohlene Ordnerstruktur:

Eingangsrechnungen/
  2026/
    2026-03-10_RWS-Trados_RE-LIC-2026_Jahreslizenz.pdf
    2026-06-01_memoQ_RE-2026-4810_Abo-Verlaengerung.pdf
    2026-09-15_DeepL_RE-PRO-88341_Jahresabo.pdf
Ausgangsrechnungen/
  2026/
    Uebersetzungsbuero-Apostroph/
      2026-02-15_RE-2026-003_Fachuebersetzung-Vertrag-EN-DE.pdf
    Direktkunden/
      2026-04-20_RE-2026-007_Patentuebersetzung-Firma-Becker.pdf

Ordnen Sie Eingangsrechnungen chronologisch. Ausgangsrechnungen nach Auftraggeber, damit Sie bei Rückfragen einer Agentur alle zugehörigen Belege sofort finden. CAT-Tool-Lizenzen und Software-Abos bilden eine eigene, jährlich wiederkehrende Kategorie.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf Servern in Deutschland. Pro ergänzt Aufbewahrung, Prüfprotokoll und Integritätsnachweis.

Besonderheiten für beeidigte Übersetzer und Dolmetscher

Beeidigte und ermächtigte Übersetzer/innen arbeiten regelmäßig für Gerichte, Notariate und Behörden. Dort gelten bei der Rechnungsstellung andere Regeln als im freien Markt.

Abrechnungen nach JVEG (Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz) laufen über die Justizkassen der Bundesländer. Aktuell: 1,95 Euro pro Normzeile (editierbarer Text) bzw. 2,15 Euro (nicht editierbar) seit dem 1. Juni 2025. Ob und wann diese Abrechnungen auf XRechnung umgestellt werden, hängt vom jeweiligen Bundesland ab. Einzelne Landesjustizverwaltungen fordern bereits elektronische Rechnungsformate.

Prüfen Sie bei Ihrem zuständigen Gericht, ob XRechnung verlangt wird. Falls ja, benötigen Sie eine Leitweg-ID. Handwerksafe kann Ihnen dabei helfen, eingehende XRechnungen aus dem Justizbereich zu lesen. Zum Erstellen steht ebenfalls ein kostenloser Generator bereit.

Dolmetscher/innen, die für Behördentermine, Asylverfahren oder Gerichtsverhandlungen eingesetzt werden, sollten denselben Punkt klären. Die Vergütung nach JVEG (93 Euro pro Stunde seit Juni 2025) ändert sich durch die E-Rechnung nicht, aber das Rechnungsformat könnte es.