E-Rechnung für Maler & Lackierer – Praxis

Letzte Wohnung des Tages, Abdeckfolie zusammengerollt, Werkzeug im Transporter. Der Malermeister greift zum Handy und öffnet seine E-Mails. Brillux hat die Rechnung für 50 Eimer Dolomit ELF geschickt. Er tippt auf den Anhang. Sieht aus wie eine PDF, aber irgendetwas stimmt nicht. Im Dateinamen steht „ZUGFeRD". Was soll das sein? Keine Sorge. Das ist eine E-Rechnung, und sie zu öffnen ist einfacher als ein sauberer Anstrich.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Malerbetriebe?

Seit Januar 2025 gilt für jedes Unternehmen in Deutschland: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Auch für die knapp 39.000 Maler- und Lackiererbetriebe im Land. Ob Ein-Mann-Betrieb oder Firma mit zehn Gesellen.

Was heißt das im Alltag? Ihre Farblieferanten stellen um. Brillux, Caparol (DAW SE), Sto und andere Großhändler versenden ihre Rechnungen zunehmend als ZUGFeRD-Dateien. Äußerlich sehen sie aus wie eine normale PDF. Aber unter der Oberfläche stecken maschinenlesbare Daten, die Buchhaltungsprogramme auslesen können. Wie eine Grundierung unter dem Schlussanstrich: unsichtbar, aber entscheidend für das Ergebnis.

Wichtig zu unterscheiden: Baumarkt-Quittungen von OBI oder Hornbach sind keine E-Rechnungen. Es geht um Fachhandelsrechnungen von Brillux, Caparol, Dulux und ähnlichen Lieferanten, bei denen Malerbetriebe regelmäßig größere Mengen bestellen.

Auch für Solo-Maler und Kleinunternehmer nach §19 UStG ändert sich etwas: Empfangen ist seit 2025 Voraussetzung. Wer als Kleinunternehmer arbeitet, ist allerdings durch §34a UStDV dauerhaft von der Versandpflicht befreit. Mehr dazu auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Fristen für Maler und Lackierer

Vier Termine bestimmen den Fahrplan:

Seit 1. Januar 2025: Jeder Malerbetrieb kann E-Rechnungen empfangen. Wenn Brillux morgen eine ZUGFeRD-Rechnung statt einer gewöhnlichen PDF schickt, brauchen Sie einen Weg, diese zu öffnen.

Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz versenden selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden. Betrifft größere Malerfirmen mit mehreren Teams und Gewerbe-Aufträgen.

Ab 1. Januar 2028: Alle Betriebe versenden E-Rechnungen an Geschäftskunden. Auch der Malerbetrieb mit einem Gesellen und einer Teilzeitkraft im Büro. Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch §34a UStDV dauerhaft von der Versandpflicht befreit — auch nach 2028.

Für die meisten Malerbetriebe liegt der Umsatz unter 800.000 Euro. Versenden wird also erst 2028 Thema, sofern Sie kein Kleinunternehmer sind. Empfangen können Sie allerdings schon jetzt. Und da Brillux, Caparol und Co. bereits umstellen, landen die ersten E-Rechnungen möglicherweise schon in Ihrem Postfach. Handwerksafe macht sie in unter einer Minute lesbar.

XRechnung oder ZUGFeRD — was brauchen Maler?

Kurze Antwort: fast ausschließlich ZUGFeRD.

ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Sieht aus wie jede andere Rechnung, lässt sich ganz normal öffnen. Nur stecken im Hintergrund strukturierte Informationen, die Software automatisch verarbeiten kann. Brillux, Caparol, Sto und Dulux setzen auf dieses Format. Für Maler praktisch: Sie sehen die Rechnung sofort, ohne spezielles Programm. Handwerksafe zeigt Ihnen zusätzlich die versteckten XML-Daten an und erzeugt einen SEPA-QR-Code zum schnellen Bezahlen.

XRechnung ist reines XML ohne sichtbare Rechnung. Relevant nur, wenn Sie direkt an öffentliche Auftraggeber fakturieren. Für Malerbetriebe ist das selten der Fall. Wenn ein öffentliches Gebäude gestrichen wird, läuft der Auftrag meistens über einen Generalunternehmer. Sie rechnen dann mit dem GU ab, nicht mit der Kommune.

ZUGFeRD hat einen weiteren Vorteil: Wenn Sie ab 2028 selbst E-Rechnungen versenden, können Ihre Kunden die Rechnung weiterhin wie eine normale PDF ansehen. Der Übergang ist fließend, nicht abrupt. Handwerksafe bietet einen kostenlosen E-Rechnungs-Generator für beide Formate. Wenn Sie bereits Branchensoftware wie C.A.T.S.-WARICUM, WinWorker oder TopKontor Handwerk nutzen, bieten auch diese ZUGFeRD-Export an oder arbeiten daran.

So öffnen Sie eine E-Rechnung als Maler

Zwischen Fassadenarbeit und Treppenhausanstrich bleibt wenig Zeit für Verwaltung. Handwerksafe ist darauf ausgelegt:

1. 1 Datei hochladen. Öffnen Sie handwerksafe.de auf dem Handy oder am Rechner. Laden Sie die .xml- oder .pdf-Datei aus Ihrer E-Mail hoch. Am Smartphone über die Teilen-Funktion.
2. 2 Rechnung lesen. Handwerksafe zeigt alle Rechnungsdaten übersichtlich an. Positionen, Einzelpreise, Mengen, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Auch die versteckten XML-Daten in ZUGFeRD-PDFs werden sichtbar gemacht.
3. 3 Bestellung kontrollieren. Sind die 50 Eimer Dolomit ELF korrekt berechnet? Stimmt der Literpreis? Bei Materialrechnungen zwischen 500 und 3.000 Euro pro Projekt lohnt sich jeder Blick.
4. 4 SEPA-QR-Code nutzen. Handwerksafe erzeugt einen QR-Code für die Überweisung. Banking-App öffnen, scannen, bezahlen. Hält Ihre Lieferantenkonditionen intakt.

Keine Installation, keine Anmeldung, keine Kosten. Für die Anzeige wird die Datei verarbeitet. Ein dauerhaftes Archiv entsteht erst, wenn Sie sie bewusst in einem Konto speichern. Schneller erledigt als ein Pinsel ausgewaschen.

GoBD-konforme Archivierung für Malerbetriebe

Jede Geschäftsrechnung bleibt acht Jahre im Originalformat gespeichert. Ausdrucken und in den Leitz-Ordner heften reicht bei E-Rechnungen nicht, weil beim Drucken die maschinenlesbaren Daten verloren gehen.

Für Malerbetriebe empfiehlt sich eine Ablage nach Baustelle. Pro Auftrag entstehen oft mehrere Materialrechnungen: Farbe, Spachtelmasse, Abdeckmaterial, Klebeband, Grundierung. All das gehört zusammen.

Beispielstruktur:

2026/
  Wohnung-Mueller/
    2026-04-22_Brillux_RE-12034_Innenfarbe-Dolomit-ELF.pdf
    2026-04-25_Caparol_RE-8871_Spachtel-Tiefgrund.pdf
  Fassade-Schule-Nordstadt/
    2026-05-10_Sto_RE-4490_Fassadenfarbe-Silco.pdf
    2026-05-12_Brillux_RE-12180_Abdeckfolie-Kreppband.pdf

Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und ein Projektstichwort im Dateinamen. So finden Sie jeden Beleg wieder, auch wenn der Kunde drei Jahre später reklamiert und Sie die Materialrechnung brauchen.

Tipp: Verknüpfen Sie Farblieferungen mit Ihren Aufmaßen und Leistungsnachweisen im selben Ordner. Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber bei Gewährleistungsfragen Gold wert. Wenn Sie nachweisen können, welches Produkt wo verarbeitet wurde, stehen Sie auf der sicheren Seite.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf Servern in Deutschland. Pro ergänzt Aufbewahrung, Prüfprotokoll und Integritätsnachweis.