XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede, Gemeinsamkeiten & Empfehlung

Welches E-Rechnungsformat ist das richtige für Sie? Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht, aber auf unterschiedliche Weise. Hier erfahren Sie, wann Sie welches Format brauchen.

XRechnung

● Reines XML-Format (kein PDF)
● CII- oder UBL-Syntax
● Für Menschen nicht direkt lesbar
● Pflicht für B2G (Bundesbehörden)
● Kleiner Dateigröße (wenige KB)
● Optimal für automatische Verarbeitung

ZUGFeRD / Factur-X

● Hybrides Format: PDF + eingebettetes XML
● Visuell lesbar als normales PDF
● XML enthält strukturierte Rechnungsdaten
● Akzeptiert für B2B (nicht immer für B2G)
● Größere Datei (PDF + XML)
● Ideal für Empfänger ohne E-Rechnungssoftware

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein reines XML-Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Es ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt. Eine XRechnung enthält ausschließlich strukturierte Daten, keine visuelle Darstellung. Um sie zu lesen, benötigen Sie einen Viewer wie Handwerksafe.

XRechnung gibt es in zwei technischen Syntaxen: CII (Cross-Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language). Beide enthalten die gleichen Informationen, verwenden aber unterschiedliche XML-Strukturen. Die meisten Rechnungsprogramme verwenden CII, aber Handwerksafe unterstützt beide.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Das Besondere: Die Rechnung sieht aus wie ein normales PDF und kann mit jedem PDF-Viewer geöffnet werden. Gleichzeitig enthält sie strukturierte Daten im XML-Format, die von Software automatisch ausgelesen werden können.

Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD identisch mit dem europäischen Standard Factur-X. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist also gleichzeitig eine Factur-X-Rechnung, und umgekehrt. Der eingebettete XML-Anteil basiert auf der CII-Syntax.

Handwerksafe öffnet beide Formate: XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF). Kostenlos, ohne Anmeldung.

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Technische Unterschiede im Detail

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Dateiformat	XML	PDF/A-3 + XML
Visuell lesbar?	Nein (Viewer nötig)	Ja (als PDF)
XML-Syntax	CII oder UBL	CII
E-Rechnungspflicht?	Ja (alle Versionen)	Profile Basic, EN16931, Extended, XRechnung
B2G geeignet?	Ja (Pflicht)	Eingeschränkt (abh. vom Empfänger)
B2B geeignet?	Ja	Ja
Dateigröße	2–50 KB	100 KB – 5 MB
Europ. Standard	EN 16931	Factur-X / EN 16931

ZUGFeRD-Profile im Detail

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Nicht alle Profile erfüllen die E-Rechnungspflicht:

Minimum: Nicht UStG-konform

Enthält nur Grunddaten wie Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag. Keine Positionsdetails, keine Steueraufschlüsselung. Reicht nicht für die E-Rechnungspflicht.

Basic WL: Nicht UStG-konform

Erweitert Minimum um wenige zusätzliche Felder, enthält aber keine Positionsdetails. Reicht nicht für die E-Rechnungspflicht.

Basic: UStG-konform

Enthält Positionen, Steuerinformationen und die wichtigsten Rechnungsdaten. Ist eine Teilmenge der EN 16931 und gilt in Deutschland als gültige E-Rechnung im Sinne des UStG. Erfüllt die E-Rechnungspflicht für B2B.

EN16931 (Comfort): EN 16931-konform

Enthält alle Pflichtfelder der europäischen Norm EN 16931. Erfüllt die E-Rechnungspflicht für B2B. Dies ist das am häufigsten verwendete Profil.

Extended: EN 16931-konform

Erweitert EN16931 um zusätzliche optionale Felder (z. B. detaillierte Lieferinformationen, zusätzliche Referenzen). Erfüllt die E-Rechnungspflicht.

XRechnung-Profil: EN 16931-konform + B2G-tauglich

Enthält alle Felder der XRechnung-Spezifikation, eingebettet in ein ZUGFeRD-PDF. Wird von einigen öffentlichen Auftraggebern auf Landesebene akzeptiert. Erfüllt die E-Rechnungspflicht für B2B und teilweise für B2G.

Welches Format für welchen Zweck?

Die Wahl hängt von Ihrem Empfänger ab:

Bundesbehörden (B2G): XRechnung (CII oder UBL). Hier ist XRechnung Pflicht
Große Unternehmen (B2B): XRechnung oder ZUGFeRD EN16931. Beide werden akzeptiert, fragen Sie den Empfänger
Kleine Unternehmen / Handwerker (B2B): ZUGFeRD EN16931. Der Empfänger sieht ein normales PDF und kann es auch ohne Software lesen
Gemischte Empfänger: ZUGFeRD im XRechnung-Profil. Die „eierlegende Wollmilchsau“, die überall funktioniert

Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD: Handwerksafe öffnet beide Formate als übersichtliches Dokument. Mit SEPA QR-Code.

E-Rechnung öffnen

Fristen und Pflichten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht folgt stufenweise. Prüfen Sie mit unserem Pflicht-Check, ab wann Sie betroffen sind.

Stichtag	Was gilt?
Seit 2020	B2G-Rechnungen an Bundesbehörden müssen als XRechnung eingereicht werden
1. Januar 2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD EN16931) empfangen können
1. Januar 2027	Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden (B2B)
1. Januar 2028	Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden (B2B)

Für die Empfangspflicht reicht ein kostenloser Viewer wie Handwerksafe. Für die Versandpflicht benötigen Sie eine Software, die gültige XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien erstellt. Validieren Sie Ihre E-Rechnungen mit unserem XRechnung Strukturcheck.

Häufige Fragen: XRechnung vs. ZUGFeRD

Ist ZUGFeRD das gleiche wie XRechnung?

Nein, aber sie sind verwandt. XRechnung ist ein reines XML-Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebettetem XML. ZUGFeRD im Profil „XRechnung" enthält die gleichen strukturierten Daten wie eine XRechnung, nur eben verpackt in ein PDF.

Welches Format brauche ich für öffentliche Auftraggeber?

Für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) ist XRechnung im CII- oder UBL-Format vorgeschrieben. ZUGFeRD wird von den meisten öffentlichen Auftraggebern nicht akzeptiert, da sie das reine XML-Format benötigen. Einige Landesbehörden akzeptieren jedoch auch ZUGFeRD im XRechnung-Profil.

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen in XRechnung umwandeln?

Prinzipiell ja, da ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN16931 oder XRechnung die gleichen strukturierten Daten enthalten. Das eingebettete XML kann extrahiert und als eigenständige XRechnung verwendet werden. Handwerksafe extrahiert das XML automatisch beim Öffnen einer ZUGFeRD-Datei.

Welches ZUGFeRD-Profil erfüllt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht verlangt ein strukturiertes Format, das als E-Rechnung im Sinne des UStG gilt. Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile „Basic", „EN16931" (Comfort), „Extended" und „XRechnung" diese Anforderung. Die Profile „Minimum" und „Basic WL" reichen nicht aus, da sie nicht alle erforderlichen Rechnungsdaten enthalten.

Unterstützt Handwerksafe beide Formate?

Ja. Handwerksafe öffnet sowohl reine XRechnung-Dateien (XML in CII- und UBL-Syntax) als auch ZUGFeRD-PDFs mit eingebettetem XML. Beide Formate werden als übersichtliches Dokument mit SEPA QR-Code dargestellt.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein normales PDF (z. B. als E-Mail-Anhang) ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nur strukturierte Formate wie XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) gelten als E-Rechnung. Ein eingescanntes oder manuell erstelltes PDF kann von Software nicht automatisch verarbeitet werden.