ToolTime Alternative für Handwerker: Handwerksafe im Vergleich
Stand: 9. März 2026. Die Funktionsangaben zu Handwerksafe und ToolTime basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen und dem Produktstand an diesem Datum.
Digitale Lösungen verändern das Handwerk. Viele Betriebe investieren in komplexe Softwarepakete. Dabei suchen sie meist nur eine zuverlässige Lösung für Rechnungen und E-Rechnungen. Genau hier beginnt oft das Problem: Projektmanagement-Tools wie ToolTime kosten 59 bis 79 Euro monatlich für einen Einzelnutzer, Teams zahlen 140 bis 149 Euro. Für kleine Handwerksbetriebe ist das schnell teuer. Handwerksafe bietet einen anderen Weg. Mit kostenlos eröffneten XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien starten Sie sofort. Keine versteckten Kosten. Keine Registrierungspflicht für den Viewer. Dieser Vergleich zeigt: Nicht jeder braucht ein All-in-one-System. Manchmal ist die spezialisierte Lösung die bessere Wahl.
Was kann ToolTime?
ToolTime richtet sich an kleine und mittlere Handwerksbetriebe, die ihre Abläufe digitalisieren möchten. Das Produkt bietet digitale Jobverwaltung direkt im Feld. Handwerker fotografieren die Baustelle, dokumentieren den Fortschritt und senden Fotos an den Bürobereich. Die Terminplanung läuft zentral für das Team. Jeder sieht, wer wann wo arbeitet. Kundenkommunikation funktioniert über die App. Der Kunde erhält Updates, kann Fotos sehen und bleibt informiert.
Auch Rechnungen erstellen Sie in ToolTime. Das System speichert Kundendaten zentral. Wiederholte Eingaben entfallen. Die Buchhaltungsintegration ermöglicht Export zu Steuererklärungstools. Für Teamarbeit ist ToolTime ausgelegt: Mehrere Nutzer arbeiten parallel. Jeder Nutzer benötigt seine eigene Lizenz, was die Kosten pro Monat steigen lässt.
ToolTime setzt auf Mobilität. Die App funktioniert auf dem Smartphone des Handwerkers. So entstehen keine Papierberge. Alles läuft digital ab. Die Offline-Funktionalität ist praktisch. Handwerker können ohne Internetverbindung arbeiten. Daten synchronisieren später. Ideal, wenn der Handwerksbetrieb digitale Workflows implementieren will.
Die Zeiterfassung ist in ToolTime integriert. Handwerker tracken ihre Stunden vor Ort. Das System speichert Pausenzeiten automatisch. Überstunden werden berechnet. Das ist wichtig für stundengerechte Abrechnung.
Die E-Rechnung bei ToolTime ist eingeschränkt. Das System bietet keine vollständige XRechnung oder ZUGFeRD direkt an. Für Firmen mit E-Rechnungspflicht reicht das nicht aus. Sie müssen auf externe Tools ausweichen oder teurere Pläne wählen.
Gegenüberstellung: Handwerksafe vs. ToolTime
| Feature | Handwerksafe | ToolTime |
|---|---|---|
| Kostenlos starten | Ja, 5 Rechnungen/Monat | Nein, ab €59/Monat (Solo) |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | Ja, vollständig unterstützt | Nein, limitiert oder nicht vorhanden |
| SEPA QR-Code | Ja, automatisch generiert | Nicht dokumentiert |
| Mobile App/PWA | Ja, responsive Web-App | Ja, native mobile App |
| Angebote & Umwandlung | Ja, in Rechnung konvertierbar | Ja, über Jobverwaltung |
| Mahnwesen (Mahnungen) | Ja, 3-stufiges System | Nein oder über Erweiterungen |
| Abschlagsrechnungen | Ja, gut umgesetzt | Ja, über Jobaufträge |
| Kleinunternehmer §19 | Ja, dedizierter Modus | Nicht spezifisch dokumentiert |
| §35a Arbeit/Material-Split | Ja | Nein oder indirekt |
| DATEV CSV-Export | Ja, im Pro-Plan | Nein dokumentiert |
| Jobverwaltung & Planung | Nein | Ja, Kernfunktion |
| Fotodokumentation | Nein | Ja, Baustellen-Fotodokumentation |
| Dokumentenlager & URLs | Ja, mit “Meine Dokumente” | Ja, über Cloud |
| Dark Mode & Sprachumschaltung | Ja, DE/EN | Ja, für Mobile |
| Einarbeitungszeit | Kurz, 15–30 Minuten | Länger, mehrere Tage |
| Per-Nutzer-Kosten | Nein, flache Gebühr | Ja, Solo €59–79/Monat, Team €140–149/Monat |
Wo passt Handwerksafe besser?
Handwerksafe ist die Lösung, wenn E-Rechnungen im Fokus stehen. Das System wurde speziell für deutsche E-Rechnungs-Workflows entwickelt. XRechnung und ZUGFeRD sind nicht optional, sondern Standard. Jede Rechnung enthält einen automatisch generierten SEPA QR-Code. Der Kunde scannt, bezahlt. Fertig.
Das kostenlose Angebot ist entscheidend. Fünf Rechnungen monatlich kostenlos erstellen. Registrierung nicht nötig. Für Einzelunternehmer und kleinere Handwerksbetriebe ein großer Vorteil. ToolTime verlangt mindestens eine Nutzerlizenz, wenn Sie nicht manuell Papierrechnungen schreiben wollen.
Schneller Einstieg ist ein weiterer Punkt. Sie öffnen Handwerksafe, laden eine Rechnung, versenden sie. Innerhalb von Minuten. ToolTime erfordert Setup: Kundendaten eintragen, Team einladen, Rollen definieren, Mobile Geräte konfigurieren. Das dauert Tage.
Die Spezialisierung auf Handwerk macht den Unterschied. Handwerksafe kennt Kleinunternehmer §19. Der USt-Modus ist sofort aktivierbar. Für Dachdecker, Elektriker, Installateure existieren dedizierte Lösungen wie E-Rechnung für Dachdecker und E-Rechnung für Elektriker. ToolTime ist generischer aufgebaut.
Ein anderer Vorteil: Keine Per-Nutzer-Kosten. Bei Handwerksafe zahlen Sie einen monatlichen Pauschalbetrag. Der Pro-Plan kostet 7,99 Euro. Damit erstellen Sie unbegrenzte Rechnungen. Bei ToolTime zahlen Sie je nach Plan und Teamgröße. Ein Betrieb mit fünf Handwerkern zahlt im Team-Plan mindestens 149 Euro monatlich – das 15-fache von Handwerksafe Pro.
E-Rechnungen öffnen und erstellen. Viewer kostenlos ohne Anmeldung, Generator mit kostenlosem Konto.
Jetzt testenFür wen ist ToolTime die bessere Wahl?
ToolTime glänzt dort, wo Feldverwaltung Priorität hat. Ihr Handwerksbetrieb schickt regelmäßig Teams zu mehreren Baustellen. Alle müssen wissen, wer wann wo arbeitet. ToolTime zeigt das auf einen Blick. Die Fotodokumentation auf der Baustelle ist direkt in ToolTime integriert. Der Kunde sieht Fortschrittsbilder live.
Teamkommunikation läuft über ToolTime. Keine separaten Chats, E-Mails oder WhatsApp. Alles an einem Ort. Das spart Zeit und Missverständnisse. Besonders für größere Betriebe mit zehn oder mehr Mitarbeitern ist das wertvoll.
Wenn Sie bereits in ToolTime investiert haben, macht ein Wechsel oft keinen Sinn. Die Kosten für Datenübernahme und Neueinarbeitung sind real.
ToolTime ist auch richtig, wenn Sie detaillierte Stundenerfassung brauchen. Handwerker tracken ihre Zeiten vor Ort. Das System erfasst Pausen und Überstunden. Für Betriebe mit stundenbasis-abrechnung ist das relevant.
Preisvergleich
Die Kostenrechnung ist schnell klar. Handwerksafe Pro kostet 7,99 Euro pro Monat. Das ist der volle Zugang: unbegrenzte Rechnungen, DATEV-Export, Mahnwesen, Abschlagsrechnungen. Im kostenlosen Plan nutzen Sie fünf Rechnungen monatlich.
ToolTime verlangt 59 bis 79 Euro monatlich im Solo-Plan. Der Team-Plan für 5 Nutzer liegt bei 140 bis 149 Euro monatlich. Der Max-Plan für bis zu 10 Nutzer kostet 299 Euro monatlich. Für einen Betrieb mit fünf Handwerkern zahlen Sie also mindestens 149 Euro – das ist das 15-fache von Handwerksafe Pro.
Zusätzlich kommt bei ToolTime die Implementierungszeit hinzu. Sie richten das System auf, trainieren das Team, lösen Probleme. Das kostet indirekt Zeit und Geld.
Handwerksafe spart diese Kosten. Sie zahlen neun Euro neunzig, erstellen sofort Rechnungen. Kein Setup. Keine Schulung. Keine Überraschungen.
5 Rechnungen pro Monat kostenlos. Keine versteckten Kosten, kein Abo-Zwang.
Kostenlos startenUmstieg oder Ergänzung?
Viele Handwerksbetriebe nutzen mehrere Tools parallel. Das ist kein Fehler. ToolTime kann weg. Sie verwenden Handwerksafe für den finalen E-Rechnung-Export. Das ist sogar sinnvoll. ToolTime erstellt die Rechnung basierend auf dem Job. Diese laden Sie dann in Handwerksafe hoch und versenden sie conform.
Szenario 1: Nur Invoicing — Sie arbeiten mit ToolTime für Planung und Feldverwaltung. Rechnungen schreiben Sie in Handwerksafe. Das ist der sauberste Ansatz. Jedes Tool tut das, wofür es gut ist.
Szenario 2: Vollständiger Wechsel — Sie verlassen ToolTime komplett und wechseln zu Handwerksafe. Das funktioniert, wenn Sie kein großes Feldteam haben. Für Solo-Handwerker und Zweier-Teams oft die richtige Entscheidung. Die Ersparnisse sind erheblich.
Szenario 3: Weitermachen, später reduzieren — Sie behalten ToolTime vorerst, nutzen Handwerksafe parallel für E-Rechnungen. Später schauen Sie, ob Sie ToolTime wirklich brauchen. Das ist der risikoarme Weg.
Ein Umstieg ist nicht dramatisch. Kundendaten sichern Sie in CSV-Format. Offene Rechnungen exportieren Sie. In Handwerksafe laden Sie die Daten neu ein. Mit dem E-Rechnungspflicht-Check prüfen Sie zudem, ob Ihre Branche bereits unter E-Rechnungspflicht fällt.
Ihre Entscheidungsgrundlage
ToolTime und Handwerksafe verfolgen unterschiedliche Ziele. ToolTime ist ein Feldverwaltungssystem mit Invoicing-Funktion. Handwerksafe ist eine spezialisierte Lösung für E-Rechnungen und strukturierte Dokumenten-Workflows.
Für Solo-Handwerker und kleine Teams ist Handwerksafe oft die bessere Wahl. Die Kosten sind deutlich niedriger. Die E-Rechnungsfunktion ist besser. Der Einstieg ist schneller. Sie sparen Zeit bei der Konfiguration und Schulung.
Für größere Betriebe mit mehreren Teams im Feld kann ToolTime sinnvoll sein, sofern Sie die Kosten tragen wollen. In vielen Fällen ist eine Kombination aus ToolTime (für Planung) und Handwerksafe (für E-Rechnungen) optimal. Diese Aufteilung ermöglicht es Ihnen, das beste Tool für jede Aufgabe zu nutzen.
Ein weiterer Aspekt: Die Mitarbeiterverwaltung bei ToolTime ist zentral. Sie definieren Rollen und Rechte. Das ist sinnvoll bei Teams. Bei Handwerksafe arbeiten Sie primär im Account des Inhabers. Dies passt zu Einzelunternehmer-Modellen.
Die Kundenerwartung hat sich geändert. Rechnungen müssen heute E-Rechnungen sein. Handwerksafe erfüllt dies kostenfrei. ToolTime erfordert höhere Pläne für vollständige E-Rechnungsfunktion. Das verändert die Kostenrechnung erheblich.
Der erste Schritt ist einfach: Kostenlos mit Handwerksafe starten. Öffnen Sie den E-Rechnung für alle Handwerksberufe Blog-Artikel, um mehr über die Anforderungen Ihrer Branche zu erfahren. Testen Sie Handwerksafe fünf Rechnungen lang kostenlos. Sie erkennen schnell, ob diese Lösung zu Ihnen passt.